Eine Konferenz organisieren

20180927_121007Sie organisieren eine Konferenz? Hier sind ein paar Anmerkungen und Tipps aus Sicht eines zahlenden Konferenzbesuchers oder Redners. Hier finden Sie meine persönliche Wunschliste.

Meine Präsentation

Als potentieller Redner auf Ihrer Konferenz möchte ich frühzeitig (9 Monate vorher) über Ihre Konferenz informiert werden. Was sind Inhalte? Wer kommt hin? Wann und wo ist die Konferenz?

Mit einem Call-for-Paper bitten Sie um Beitragseinreichungen. Wenn ich mich schon mal in einem Vorjahr beworben habe, möchte ich zu den ersten gehören, die von der nächsten Konferenz erfahren. Damit mein Thema besonders aktuell ist, freue ich mich natürlich über einen kurzen Zeitraum zwischen Einreichung eines Abstract und dem Veranstaltungstermin. Eine besonders lange Zeit wünsche ich mir zwischen Nominierung meines Beitrages und der Abgabe von Paper und Folien. Das macht es natürlich für das Komitee stressiger…

Für das Paper finde ich es gut, wenn Sie eine Vorlage in Word bereit stellen, damit in Ihrem Konferenzband alle Beiträge gleichmäßig aussehen.

Bitte engagieren Sie jemanden, der professionelle Fotos während der Konferenz macht. Bitte machen Sie auch während meiner Präsentation sowohl mit mir und meinen Folien im Hintergrund als auch mit mir und dem Publikum im Hintergrund. Bitte stellen Sie mir die Fotos schon kurz nach meinem Vortrag bereit.

Gerne mache ich Werbung für die Veranstaltung über Newsletter, E-Mail-Signatur und soziale Medien. Bitte stellen Sie mir dafür geeignete Links, Bilder und Texte bereit.

Toll finde ich es, wenn ich am Ende meiner Präsentation ein kleines Geschenk für die Mitwirkung bekomme. Ich habe schon Wein, Bares und ein Kindle bekommen…

Für mich als Redner ist es angenehm vorher einen Leitfaden zu bekommen in dem ich alles nachlesen kann, was Ihnen wichtig ist. Meine Favoriten sind:

  • am Ende Call-to-action einbauen und 3 Minuten darüber reden. Z.B. Hinweis auf unseren Stand / mehr Infos anfordern / Visitenkarten erbitten
  • Anzahl der Worte pro Folie sollte begrenzt werden (20-30 Worte)
  • Schriftgröße nicht unter 14pt (damit man auch noch hinten was mit schlechten Augenlesen kann)
  • hohen Kontrast beachten (manchmal sind die Beamer nicht up-to-date)
  • Maximal 1,5 Slides pro Minute Redezeit

 

Meine Teilnahme

Als Teilnehmer will ich frühzeitig wissen, wann die Veranstaltung stattfindet. Bitte orientieren Sie sich auch an anderen Veranstaltungen in der Industrie, damit es nicht zu Überschneidungen kommt. Senden Sie mir eine „save the day“ E-Mail mit einem vcf/ical File für meinen Kalender.

Gerne registriere ich mich für Ihren Newsletter. Ich freue mich über aktuelle Informationen zu Inhalten, Rednern und Teilnehmern, die mich erwarten.

Meine Anmeldung mache ich normalerweise 1-3 Monate vorher. Ich finde 500 EUR/Tag für angemessen. Wie wäre es, wenn Sie eine Option für eine Hotelübernachtung (+80 EUR pro Nacht mit Frühstück) im Konferenzhotel als Option mit anbieten?

Location & Registration

Ich schätze eine gute Beschilderung des Veranstaltungsortes. Eine moderne, frische und produktive Atmosphäre gefällt mir. Meistens möchte ich am An- und Abreisetag meinen Koffer und Garderobe sicher und unkompliziert unterbringen. Ich schätze einen netten Empfang am ersten Tag.

Bitte fragen Sie mich bei der Ankunft, ob ich genügend Visitenkarten dabei habe. Das ist eines der wichtigsten Mittel zum Networken. Bitte bieten Sie mir den Druck von Ersatz-Visitenkarten an, wenn ich meine vergessen habe. Meine Daten haben Sie ja aus meinen Anmeldedaten. Es reichen mir in so einem Fall Name, Firma, E-Mail und Telefon auf der Karte.

Sie sollten Namensschilder am Umhängeband bereithalten. Bitte drucken Sie meinen Namen und meine Firma auf beiden Seiten drauf. Die Schilder verdrehen sich gerne. Die Schrift sollte dabei so groß sein, dass jeder (auch mit schlechten Augen) Name und Firma gut lesen kann. Bitte sehen Sie eine farbliche Markierung oder ein Symbol für Redner und Aussteller vor.

Ich mag es eine Konferenztasche zu bekommen. Darin sollten einfache Flyer im A4 Format von allen Ausstellern sein. Außerdem ein Notizblock (A4 oder A5) und ein Kugelschreiber. Sie können gerne einen USB Stick mit allen Papern, Folien und Infos von den Ausstellern hinzufügen.

Vortragsraum

In den Räumen mit den Vorträgen sorgen Sie für genügend Platz für alle Zuhörer. Stellen Sie erstmal nur eine knappe Menge von Stühlen auf, damit die meisten Leute in den ersten Reihen sitzen. Sollten mehr Leute kommen, können Sie noch Stühle in den hinteren Bereich stellen.

Bitte hängen Sie große Plakate auf mit den Daten des Wifi Zugangs der Veranstaltung.

20180927_123820Als Redner möchte ich ausreichend beleuchtet sein und nicht geblendet werden. Die Temperatur sollte optimal eingestellt sein. Das Beamerbild sollte riesengroß sein, so dass es auch aus der letzten Reihe noch gut lesbar ist.

Es gibt einen neuen Presenter, den Logitech Spotlight Presentation Remote, der nicht mit einem roten Laser (den könnten rot/grün blinde Mensche eh nicht sehen und der Punkt ist zu klein für die letzte Reihe) sondern mit einer on-screen Lösung arbeitet. Das ist modern und funktioniert gut.

Während der Präsentation ist ein großer Count-Down für den Redner hilfreich. Am besten programmieren Sie ihn so, dass er die Zeiten, im Programmheft stehen, abdeckt. Ich möchte genau sehen wie viele Minuten und Sekunden ich noch Zeit habe und 10 und 5 Minuten vor dem Ende der Redezeit nochmal erinnert werden. Gleiches gilt für die Zeit für Fragen.

Es gibt heute Online-Tools, wie Sli.do, mit denen das Publikum per Smartphone Fragen stellen kann. Diese können Sie online auf dem Beamer einblenden. Das erleichtert oft die Interaktion mit dem Publikum. Wenn Sie stattdessen direkte Fragen zulassen wollen, dann vergeben Sie doch kleine Geschenke für die Fragesteller (oder Punkte, die man hinterher einlösen kann). Das motiviert ungemein.

Ausstellung

Eine gute Konferenz hat auch einen Ausstellungsbereich in dem sich Firmen präsentieren können. Eine einheitliche Fläche von 6 qm für jeden ist ausreichend. Bitte platzieren Sie Essen und Trinken (Kaffepause, Mittagessen) in der Mitte und stellen Sie Stehtische bereit. Alternativ ist ein „Flying Dinner“ auch modern. Das gibt den Teilnehmer die Möglichkeit nah bei den Ständen zu stehen.

Bieten Sie Unterstützung beim Networking. Z.B. in Speeddating sessions.

Ihnen alles Gute und viel Erfolg bei der Konferenz.

PS: Wenn Sie noch mehr Infos oder Unterstützung brauchen, helfe ich Ihnen gerne. Sprechen Sie mich an.